Informatieblad gegevensverwerking

Met dit informatieblad wensen we u uitvoerig te informeren over de verwerking van persoonsgegevens van belangstellenden (potentiële verzekeringsnemers), verzekeringsnemers, verzekerden en andere begunstigden van een verzekeringsovereenkomst door de Vereinigte Hagelversicherung Nederland en door de algemene directie van de Vereinigte Hagelversicherung VVaG, en over de rechten waarover u overeenkomstig de gegevensbeschermingswetgeving beschikt.

 

De verantwoordelijke voor de gegevensverwerking is de VEREINIGTE HAGEL met zetel te Gießen (Duitsland):

Vereinigte Hagelversicherung VVaG
Wilhelmstr. 25
D-35392 Gießen
Tel.: +49 641 7968-0
Fax: +49 641 7968-222
info@vereinigte-hagel.de
Internet: www.vereinigte-hagel.de

 

Contactgegevens van onze functionaris voor gegevensbescherming

Indien u vragen heeft over gegevensbescherming kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van de Vereinigte Hagelversicherung VVaG:

Per post:
VEREINIGTE HAGEL
– Datenschutzbeauftragter –
Wilhelmstraße 25
D-35392 Gießen

Per e-mail: datenschutzbeauftragter@vereinigte-hagel.de

 

Opmerking

We verwerken uw persoonsgegevens met inachtneming van de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming), hierna “AVG” genoemd, de wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens van 8 december 1992, evenals de overige relevante bepalingen inzake gegevensbescherming die in de toonaangevende nationale wetgeving zijn opgenomen.

 

Rechtsgronden en doeleinden van de gegevensverwerking

De definitie van persoonsgegevens blijkt uit art. 4 nr. 2 AVG, alsook uit art. 1 § 1 van de wet van 8 december 1992. Rechtsgrond voor deze verwerkingen van persoonsgegevens voor precontractuele en contractuele doeleinden is art. 6 lid 1 b) AVG en art 4 e.v. van de wet van 8 december 1992. De gegevensverwerking om onze gerechtvaardigde belangen en die van derden te vrijwaren, gebeurt op basis van art. 6 lid 1 f) AVG. De gegevensverwerking ter nakoming van wettelijke verplichtingen gebeurt op basis van art. 6 lid 1 c) AVG. De gegevensverwerking is volgens art. 6 lid 1 a) AVG rechtmatig indien u uw toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.

Nakoming van contractuele verplichtingen (art. 6 lid 1 b) AVG/ art. 5b van de wet van 8 december 1992)

We verwerken de persoonsgegevens bij een aanvraag tot het afsluiten van een verzekering (aanvraag voor een verzekeringsproduct en de prijs ervan voor indiening van de aanvraag). Wanneer een aanvraag tot verzekeringsdekking wordt ingediend en u een verzekeringsovereenkomst met ons wenst af te sluiten, hebben we de door u hierbij verstrekte gegevens nodig om de overeenkomst af te sluiten en het door ons te dragen risico in te schatten. Als de verzekeringsovereenkomst tot stand komt, verwerken we deze gegevens voor de uitvoering van de contractuele relatie, bv. om de verzekeringspolis op te stellen, voor het dagelijks beheer van de overeenkomst, waaronder teeltregister, briefwisseling of facturatie. Voor zover een overheidsorgaan of instantie subsidies voor de verzekeringspremie toekent, worden de noodzakelijke gegevens voor de berekening van deze subsidies verwerkt en de gegevens worden tussen ons en  de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) (onderdeel van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat) gewisseld. De precieze gegevens betreffende de landbouwgrond (bv. gegevens over grootte en ligging van de percelen met de daarop geteelde gewassen inclusief geografische gegevens voor zover aanwezig) hebben we nodig ter uitvoering van de verzekeringsovereenkomst. Gegevens over de schade hebben we nodig om te kunnen bepalen of er sprake is van een schadegeval en hoe groot de schade is. Uw bankgegevens zijn eveneens nodig om het betalingsverkeer te verrichten en in het bijzonder om uw schadevergoeding te kunnen uitkeren.

De gegevens van andere partijen die bij de verzekeringsrelatie betrokken zijn, zoals verzekerden of andere begunstigden of handelaars van producten uit de verzekerde gewassenproductie (bv. bij contractteelt) worden eveneens ter nakoming van contractuele verplichtingen verwerkt.

Opmerking: het afsluiten of uitvoeren van de verzekeringsovereenkomst is niet mogelijk zonder de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien er een contractuele of wettelijke verplichting tot mededeling van de gegevens bestaat en u weigert deze informatie te bezorgen, kan daaruit volgen dat we de overeenkomst niet kunnen afsluiten, een bestaande overeenkomst niet verder kunnen uitvoeren en moeten beëindigen of dat we niet tot uitkering gehouden zijn. In dat geval komt geen geautomatiseerde besluitvorming in de zin van art. 22 van de AVG tot stand, maar heeft u het recht de beslissing van de Vereinigte Hagelversicherung VVaG met een persoonlijke adviseur te bespreken.

Bovendien hebben we uw persoonsgegevens nodig voor het opstellen van verzekeringsspecifieke statistieken, bv. voor de ontwikkeling van nieuwe verzekeringsproducten of om te voldoen aan de wettelijke vereisten inzake toezicht op het verzekeringswezen. De gegevens van alle bestaande overeenkomsten gebruiken we voor een algemene beoordeling van de klantrelatie, bijvoorbeeld voor advies over een aanpassing of aanvulling van een overeenkomst, voor een coulancebeslissing of voor het geven van inlichtingen.

Op grond van wettelijke vereisten (art. 6 lid 1 c) AVG/art. 5 §2 c van de wet van 8 december 1992)

We verwerken uw persoonsgegevens ook ter nakoming van onze wettelijke verplichtingen. Deze volgen uit reglementaire voorschriften, wettelijke vereisten inzake toezicht op het verzekeringswezen, wettelijke meldingsplichten aan overheidsinstanties, commerciële en fiscale bewaringsplichten of onze informatie-, advies- en documentatieplicht.

In het kader van de belangenafweging (art. 6 lid 1 f) AVG/art. 5 §2 f van de wet van 8 december 1992)

In enkele gevallen verwerken we de gegevens bovenop de eigenlijke uitvoering van de overeenkomst ook voor doeleinden die niet rechtstreeks met uw verzekeringsovereenkomst samenhangen, en dit ter behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of belangen van derden op grond van de algemene belangenafweging.

Voorbeelden:

  • het instellen en handhaven van gerechtelijke vorderingen;
  • procesvoering en verdediging bij rechtsgeschillen;
  • vrijwaring van de IT-werking en de IT-veiligheid;
  • controle en optimalisatie van procedures voor elektronische gegevensverwerking;
  • samenstelling en evaluatie van bedrijfsinterne gegevens, ook voor interne controlling;
  • het opstellen van statistieken;
  • het maken van tarief- en bijdrageberekeningen.

Wanneer we omwille van een procesoptimalisatie gegevens aan gespecialiseerde dienstverleners overmaken en deze op eigen verantwoordelijkheid werken, sluiten we met dergelijke dienstverleners overeenkomsten af; met deze overeenkomsten wordt gegarandeerd dat de dienstverleners een passend gegevensbeschermingsniveau bieden.

Mochten we uw persoonsgegevens willen verwerken voor een doel dat hierboven niet vermeld wordt, dan zullen we u hiervan in het kader van de wettelijke bepalingen vooraf op de hoogte brengen.

Verder verwerken we uw gegevens binnen het wettelijk toegelaten kader voor de reclame voor eigen verzekeringsproducten. Tegen een dergelijk gebruik kunt u te allen tijde zonder verdere formaliteiten en kosteloos, zonder opgave van reden en met werking voor de toekomst bezwaar maken. Bezwaren tegen het gebruik van uw gegevens voor reclamedoeleinden kunt u bv. per e-mail naar info@vereinigte-hagel.nl sturen. In enkele gevallen verwerken we uw gegevens voor reclamedoeleinden enkel indien u hiertoe uitdrukkelijk uw toestemming heeft gegeven; deze toestemming vragen we u dan afzonderlijk.

 

Gegevensbronnen

In principe worden persoonsgegevens rechtstreeks bij u als betrokkene verzameld; dit gebeurt in de eerste plaats door de verkooporganisatie. We verwerken de persoonsgegevens die we verzameld hebben of met naleving van de wettelijke gegevensbeschermingsvoorschriften wettelijk verkregen hebben, evenals de door u ter beschikking gestelde, respectievelijk van u ontvangen persoonsgegevens. Daartoe behoren ook gegevens (bv. gegevens over grondstukken, percelen, informatie van het kadaster en geografische informatie) die u ons uit andere bronnen (bv. overzicht percelen – Ingevulde gegevens Gecombineerde opgave: Grondgebonden Regelingen) rechtstreeks ter beschikking heeft gesteld of die ons door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) in uw opdracht werden overgemaakt.

Anderzijds verwerken we persoonsgegevens die we uit voor het publiek toegankelijke bronnen verkregen hebben en mogen verwerken (bv. meldingsregisters/lijst van schuldenaars, grondboeken/kadasterregisters, berichten in de media).

In bepaalde gevallen kunnen we persoonsgegevens via derden ontvangen.

Voorbeelden:

  • Gegevens kunnen we van zekerheidsstellers, kredietverleners of houders van vorderingen (bv. coöperatieve vennootschappen of banken  naar aanleiding van de overdracht van verzekeringsclaims of kredieten) verkrijgen, in het bijzonder de contactgegevens en informatie over de desbetreffende overeenkomst.
  • Persoonsgegevens kunnen we van organisaties verkrijgen waarbij u als betrokkene aangesloten bent en waarmee we een zakelijke relatie onderhouden.
  • Gegevens over een betrokkene kunnen we in bepaalde gevallen van andere verzekeringsmaatschappijen verkrijgen, bv. bij meervoudige of dubbele verzekeringen.
  • Voor zover u aan derden (bv. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) Ministerie van Economische Zaken en Klimaat) de toestemming heeft gegeven om bepaalde persoonsgegevens naar ons door te sturen, verwerken we in het bijzonder de contactgegevens en de informatie over de desbetreffende overeenkomst; dit betreft voornamelijk de teeltgegevens van de gecombineerde opgave (bv. alle gegevens over de percelen inclusief geografische gegevens).
  • Gegevens over verzekerden of begunstigden verkrijgen we via onze verzekeringsnemer indien we de gegevens niet rechtstreeks bij deze personen kunnen verkrijgen. We verzamelen bv. de naam, adres en geboortedatum, persoonlijk identificatienummer, ondernemingsnummer van de betrokkene zodat we in geval van uitkering naar behoren kunnen handelen.
  • Het is ook denkbaar dat uw gegevens door een tipgever aan ons overgemaakt worden.

 

Gegevensontvangers

Binnen de VEREINIGTE HAGEL hebben de diensten toegang tot uw gegevens voor zover ze die ter nakoming van onze contractuele en wettelijke verplichtingen nodig hebben. Ook door ons ingezette verwerkers overeenkomstig art. 28 AVG kunnen voor deze doeleinden gegevens verkrijgen.

In het kader van de overeenkomst kunnen gegevens aan derden worden overgemaakt. We onderscheiden de volgende categorieën ontvangers van persoonsgegevens:

 

a) Herverzekeraars

We verzekeren de door ons gedragen risico’s bij gespecialiseerde verzekeringsmaatschappijen (herverzekeraars). Het kan hiervoor nodig zijn dat we uw overeenkomst- en schadegegevens aan herverzekeraars doorgeven, zodat ze zich een eigen beeld kunnen vormen van het risico of het schadegeval. We geven uw gegevens niet systematisch aan herverzekeraars door, maar enkel voor zover dit nodig is voor de uitvoering van de met u bestaande verzekeringsovereenkomst, respectievelijk in de mate dat dit nodig is om onze gerechtvaardigde belangen te behartigen. De gegevensdoorgifte aan herverzekeraars gebeurt in het kader van de algemene belangenafweging.

 

b) Verzekeringstussenpersonen, makelaars

Voor zover u voor uw verzekeringsovereenkomsten een beroep doet op een tussenpersoon of makelaar of aangestelde buitendienst medewerkers, verwerken deze personen de adres- en contactgegevens, de aanvraag-, overeenkomst- en schadegegevens die nodig zijn voor het afsluiten en uitvoeren van de overeenkomst. We geven ook gegevens door aan bevoegde personen uit de verzekeringsdistributie voor zover ze de informatie nodig hebben om u in uw verzekeringsaangelegenheden bij te staan en te adviseren. De gegevens worden in dit verband ook overgemaakt aan administratiekantoren voor tussenpersonen.

Indien u na het afsluiten van de overeenkomst niet langer de bijstand van de oorspronkelijke tussenpersoon wenst, kunt u gebruik maken van uw recht van herroeping.  Dit recht bestaat ook wanneer de bijstandspersoon om andere redenen door iemand anders opgevolgd wordt, bv. wanneer hij zijn activiteiten stopzet. We stellen u dan een nieuwe tussenpersoon voor, aan wie de nodige gegevens overgemaakt worden, zodat deze zijn taken naar behoren kan vervullen. We maken gegevens in principe aan verzekeringsdistributeurs (bv. tussenpersonen) over in het kader van een algemene belangenafweging of op wettelijke basis.

 

c) Schade-experts (taxateurs)

aa) Betrokkenen bij de schadebepaling
In het kader van de schadebepaling is het nodig persoonsgegevens en verdere gegevens van de verzekeringsovereenkomst m.b.t. de gewassenverzekering, in het bijzonder alle gegevens betreffende de verzekerde teelt, de aard en omvang van de verzekeringsdekking en de schade, over te maken aan de schade-experts (taxateurs) die met de schadebepaling belast zijn, evenals aan andere bij de schadevaststelling betrokken personen, zodat deze de nodige vaststellingen over de aard en omvang van de verzekerde schade kunnen doen.

bb) Betrokkenen bij het risico-onderzoek
Bij het afsluiten van een verzekeringsovereenkomst of een wijziging ervan volgt een risico-onderzoek in het verzekeringsproces, in bepaalde gevallen een onderzoek naar speciale risico’s, alsook  een monitoring van de verzekerde teelten tijdens de duur van de verzekeringsovereenkomst.

cc) Voor zover de gegevensdoorgifte niet ter nakoming van onze contractuele verplichtingen gedaan wordt, gebeurt dit in het kader van de algemene belangenafweging.

 

d) Incassobedrijven, advocaten, curatoren, betrokkenen uit justitie, gedwongen tenuitvoerlegging

In bepaalde gevallen en indien daar aanleiding toe is, geven we persoonsgegevens door aan incassobedrijven, gerechtsdeurwaarders of advocatenkantoren in het kader van buitengerechtelijk vorderingsmanagement, en om onze vordering tot verzekeringsbijdrage in het kader van een gerechtelijke procedure (bv. insolventieprocedure) veilig te stellen en te handhaven. Voor zover nodig informeren we eveneens de instanties (advocaten, rechtbanken, gerechtsdeurwaarders, enz.) die bevoegd zijn voor gerechtelijke (formele) of buitengerechtelijke (informele) vorderingen (bv. aanmaningsprocedures) en voor het doorzetten van onze vorderingen via gedwongen tenuitvoerlegging. Wanneer u het onderwerp bent van een faillissementsprocedure kan het nodig zijn uw gegevens aan de curator door te geven.

 

e) Andere verzekeraars

In bepaalde gevallen, bv. bij meervoudige of dubbele verzekeringen, moeten de verzekeraars de persoonsgegevens onderling uitwisselen. Daarbij worden gegevens van de betrokkene doorgegeven, zoals naam en adres, aard en omvang van de verzekeringsdekking, het risico en de verzekeringswaarde, of informatie over de schade, zoals schadedatum, schadeomvang en het bedrag van een schadevergoeding.
De gegevensdoorgifte aan andere verzekeraars gebeurt in principe in het kader van de algemene belangenafweging en in enkele gevallen op basis van een toestemming, die we u dan afzonderlijk vragen.

 

f) Externe opdrachtnemers en dienstverleners, accountants

Voor de nakoming van onze contractuele en wettelijke verplichtingen doen we deels een beroep op andere ondernemingen. Opdrachtnemers zijn bijvoorbeeld IT-dienstverleners, druk- en verzenddienstverleners. Het telkens bijgewerkte overzicht van externe opdrachtnemers en dienstverleners waarmee we niet alleen tijdelijke zakelijke relaties onderhouden, kunt u steeds op onze website raadplegen. Accountants kunnen inzage in uw persoonsgegevens krijgen in het kader van door hen uit te voeren controles.

 

g) Overheden en andere instanties met publiekrechtelijke taken

Aan overheden en andere instanties met publiekrechtelijke taken maken we uw persoonsgegevens over wanneer we daar wettelijk of contractueel toe gerechtigd of verplicht zijn. Een dergelijke gegevensdoorgifte kan op aanvraag van een overheid gebeuren. Daarnaast worden uw persoonsgegevens aan de belastingadviseur doorgegeven.

 

h) Overheden en instellingen tot uitvoering van steunprogramma’s

Voor zover u erin toegestemd heeft dat uw persoonsgegevens uitgewisseld worden voor de uitvoering en afwikkeling van een Europees of nationaal steunprogramma (procedure tot het bekomen van financiële ondersteuning/tegemoetkomingen (subsidies) – de zogenaamde premiesubsidies), maken we aan de bevoegde en betrokken overheden en instellingen (bv. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)) de voor de procedure noodzakelijke gegevens over en verwerken de door u of door de overheid met uw toestemming ter beschikking gestelde gegevens. Dit geldt eveneens wanneer in samenhang met een steunprogramma gegevens uitgewisseld worden met een tussenkomende instelling (bv. audit op de Regeling Brede weersverzekering door auditdienst van de Europese Commissie, NVWA, RVO en Ministerie LVN).

 

i) Verzekerden, begunstigden, derden als begunstigden, andere

Voor zover een verzekeringsuitkering niet of niet uitsluitend aan de verzekeringsnemer, maar volledig of gedeeltelijk aan een verzekerde, een begunstigde of een andere derde toekomt, worden aan deze betrokkenen persoonsgegevens doorgegeven. Voor zover deze gegevensdoorgifte niet ter nakoming van onze contractuele verplichtingen gedaan wordt, gebeurt dit in het kader van de algemene belangenafweging.

Verdere gegevensontvangers kunnen instanties zijn waarvoor u ons uw toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken en over te maken (bv. personen, diensten en instellingen die een verzekeringsbewijs benodigen).

 

Duur van de gegevensopslag

We verwerken uw persoonsgegevens voor de duur van de zakelijke relatie; dit omvat eveneens de periode van voorbereiding en afwikkeling van een verzekeringsovereenkomst. We wissen uw persoonsgegevens zodra ze niet meer nodig zijn voor de hierboven genoemde doeleinden. Daarbij kan het gebeuren dat persoonsgegevens worden bewaard voor de periode waarin vorderingen tegen ons ingesteld kunnen worden (de verjaringstermijn tegen een verzekeraar tot het doen van een uitkering verjaart door verloop van drie jaren). Voor zover een overheid of instelling met gegevens (met name teeltgegevens, geografische gegevens) deel uitmaakt van de verzekeringsrelatie worden de gegevens bewaard zolang dit nodig is voor de controle van de daaruit voortvloeiende vorderingen. Verder slaan we uw persoonsgegevens op voor zover we daartoe wettelijk verplicht zijn. Dergelijke bewijs- en bewaarverplichtingen worden o.a. geregeld in de burgerlijke- en handelswetgeving en in de Nederlandse en Duitse belastingwetgeving. De verplichte bewaartermijnen bedragen in die gevallen maximaal tien jaar.

 

Rechten

a) Recht om klacht in te dienen

U heeft het recht om klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming overeenkomstig artikel 77 AVG. De voor de verwerkingsverantwoordelijke rechtstreeks bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming overeenkomstig art. 4 nr. 16 AVG en art. 56 AVG is: Hessischer Landesschutzbeauftragter, Gustav-Stresemann-Ring 1, D-65189 Wiesbaden (e-mail: poststelle@datenschutz-hessen.de).

U kunt eveneens een klacht richten aan de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens,  (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl)

 

b) Rechten van de betrokkenen

Als betrokkene kunt u via de bovenvermelde adressen (bv. van de functionaris voor gegevensbescherming) informatie opvragen over de persoonsgegevens die we over u hebben opgeslagen (art. 15 AVG). Bovendien kunt u overeenkomstig art. 16 AVG de rectificatie van uw gegevens en overeenkomstig art. 17 AVG de wissing van uw gegevens vragen. Overeenkomstig art. 18 AVG heeft u eveneens een recht op beperking van de verwerking van uw gegevens onder de daarin bepaalde voorwaarden. Tenslotte beschikt u overeenkomstig art. 20 AVG over het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen (recht op overdraagbaarheid van gegevens).

 

Recht van herroeping

Voor zover u voor de verwerking van uw persoonsgegevens uw toestemming heeft gegeven, kunt u deze toestemming te allen tijde herroepen. Een dergelijke herroeping maakt echter niet de wettigheid van de verwerking met terugwerkende kracht ongedaan.

 

Recht van bezwaar

Wanneer we uw gegevens verwerken om gerechtvaardigde belangen te behartigen, kunt u tegen die verwerking bezwaar maken omwille van met uw specifieke situatie verband houdende redenen. We verwerken uw persoonsgegevens dan niet meer, tenzij we dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kunnen aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen.

U heeft het recht te allen tijde kosteloos en zonder opgave van redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden. Indien u als betrokkene bezwaar zou aantekenen tegen de verwerking voor direct marketingdoeleinden worden de persoonsgegevens dan niet meer voor deze doeleinden door ons verwerkt.