Dane Osobowe – Klauzula informacyjna

Poniżej przekazujemy informacje o przetwarzaniu Państwa danych osobowych przez Vereinigte Hagelversicherung VVaG („VH“) oraz o Państwa prawach z tym związanych:

Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych i z kim mogę się skontaktować?

Za przetwarzanie danych odpowiada (Administrator):
Vereinigte Hagelversicherung VVaG
Wilhelmstraße 25
35392 Gießen
Telefon: +49 641-79680
Fax: + 49 641-7968222
E-Mail: direktion@vereinigte-hagel.de
Internet: www.vereinigte-hagel.de

Kontakt do naszego Inspektora Ochrony Danych
Jeśli mają Państwo pytania lub wnioski dotyczące ochrony danych, prosimy o kontakt z inspektorem ochrony danych Vereinigte Hagelversicherung VVaG.
Pocztą:
VEREINIGTE HAGEL
– Datenschutzbeauftragter – Wilhelmstraße 25
35392 Gießen

Za pomocą e-mail:
datenschutzbeauftragter@vereinigte-hagel.de

Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z przepisami unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych („RODO”), ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości, ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, odpowiednimi przepisami dotyczącymi ochrony danych określonymi w ustawie z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej i wszystkimi innymi stosownymi przepisami.

Podstawa prawna i cel przetwarzania danych osobowych
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych do celów zawarcia i wykonania umowy (w tym na etapie likwidacji szkody) jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO. Przetwarzanie danych odbywa się w celu ochrony uzasadnionych interesów – naszych i podmiotów trzecich, na podstawie art. 6 ust. 1 f) RODO. Przetwarzanie danych w celu wypełnienia obowiązków prawnych nałożonych na nas przez ustawodawcę (m.in. w celu analizy wymagań i potrzeb klienta) oparte jest na art. 6 ust. 1 c) RODO. Zgodność z prawem przetwarzania danych jest oparta o art. 6 ust. 1 a) RODO, jeżeli wyrazili Państwo zgodę na przetwarzanie w jednym lub kilku określonych celach.

Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO)
Przetwarzamy dane osobowe zawarte we wniosku o zawarcie umowy ubezpieczenia (wniosek o produkt ubezpieczeniowy oraz zapytanie ofertowe przed złożeniem wniosku). W celu objęcia ochroną ubezpieczeniową potrzebujemy informacji, które Państwo podali, aby zawrzeć umowę ubezpieczenia oraz oszacować ryzyko, które ponosimy. W przypadku zawarcia umowy ubezpieczenia przetwarzamy te dane w celu realizacji stosunku umownego, np. w celu przygotowania polisy ubezpieczeniowej, w celu bieżącego zarządzania umową, w tym rejestrowania upraw, zarządzania korespondencją lub fakturowania. Potrzebujemy informacji o szkodzie, aby móc sprawdzić, czy doszło do zdarzenia ubezpieczeniowego i jak wysoką była szkoda. Dzięki temu będziemy mogli  ustalić zakres naszej odpowiedzialności.
Znajomość rachunku bankowego jest niezbędna do przetwarzania płatności, w szczególności do wypłaty odszkodowania. Uwaga: zawarcie lub wykonanie umowy ubezpieczenia nie jest możliwe bez przetwarzania danych osobowych. W sytuacji istnienia obowiązku umownego lub prawnego przekazania danych, odmowa podania takich informacji może oznaczać, że nie będziemy w stanie zawrzeć umowy, dłużej jej wykonywać, oraz może powodować konieczność jej rozwiązania, co zwolni nas z obowiązku jej wykonywania.
Wykorzystujemy dane wszystkich istniejących umów do analizy całej relacji z klientem, na przykład do porad dotyczących korekty umowy, jej uzupełnienia lub do dystrybucji informacji.
Jeżeli jesteście Państwo naszym kontrahentem w zakresie niedotyczącym umowy ubezpieczenia, Państwa dane osobowe będą przetwarzane do celu podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz do realizacji wzajemnych zobowiązań wynikających z kontaktów gospodarczych między nami.

Wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO)
Przetwarzamy również Państwa dane osobowe w celu wypełnienia obowiązków prawnych. Wynikają one z wymogów nadzorczych, regulacyjnych, ustawowych, obowiązków sprawozdawczych wobec organow  państwowych, wymogów korporacyjnych i podatkowych, dotyczących wywiązania się z naszych obowiązków dotyczących przechowywania informacji i dokumentów oraz rachunkowości.

Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO)
W niektórych przypadkach przetwarzamy Państwa dane w celach, które nie są bezpośrednio związane z Państwa umową ubezpieczenia – w celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez nas lub przez stronę trzecią. Taka sytuacja może wystąpić w przypadku, gdy uzasadnionym interesem administratora/strony trzeciej jest:

  • marketing własnych usług (w tym pozostawania w zwyczajowym kontakcie w postaci np. kartek świątecznych);
  • ustalenie i dochodzenie roszczeń prawnych;
  • przegląd i optymalizacja procesów elektronicznego przetwarzania danych;
  • zapewnienie bezpieczeństwa IT;
  • kontrola wewnętrznej;
  • kalkulacja taryf i składek.

Równoważymy w tej sytuacji nasze interesy z Państwa interesami, jako podmiotów danych. Jeśli przekazujemy dane wyspecjalizowanym dostawcom usług, dokonujemy tego na własną odpowiedzialność, zawierając z dostawcami umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Umowy te zapewniają utrzymanie odpowiedniego poziomu ochrony danych przez usługodawców.
Ponadto potrzebujemy Państwa danych osobowych do opracowania statystyk dotyczących ubezpieczeń, takich jak np.: opracowanie nowych produktów ubezpieczeniowych lub spełnienie wymogów regulacyjnych
Jeśli zechcemy przetwarzać Państwa dane osobowe w celu nie wymienionym powyżej, poinformujemy o tym z wyprzedzeniem, zgodnie z wymogami prawa. Jeśli poprosimy Państwa o dobrowolne podanie nam dodatkowych informacji, to będzie to miało miejsce jedynie w szczególnie uzasadnionych przypadkach.
Ponadto przetwarzamy Państwa dane w ramach prawnie dopuszczalnych ram w celu marketingu własnych produktów ubezpieczeniowych. Możliwy jest sprzeciw wobec takiego wykorzystania w dowolnym momencie, ze skutkiem na przyszłość. Sprzeciw taki należy przekazać za pomocą poczty elektronicznej na adres direktion@vereinigte-hagel.de.

Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO)
W niektórych przypadkach przetwarzamy Państwa dane w celach marketingu wtedy, gdy pozyskaliśmy wyraźną zgodę. Zgoda taka jest odrębna i dobrowolna. W każdej chwili mogą Państwo odwołać zgodę. Przetwarzanie danych do momentu cofnięcia przez Państwa zgody pozostaje zgodne z prawem.

Z jakich źródeł danych korzystamy?
Co do zasady dane osobowe gromadzimy w bezpośrednim kontakcie z Państwem, jako osobą, której dane dotyczą. Odbywa się to przede wszystkim przez sieć sprzedaży. Przetwarzamy dane osobowe zgromadzone przez nas lub uzyskane przez nas także w inny sposób zgodny z prawem (w szczególności zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych). Jednocześnie przetwarzamy dane osobowe, które uzyskaliśmy i możemy przetwarzać w prawnie dopuszczalny sposób z publicznie dostępnych źródeł (np. IACS, dane z rejestru dłużników, rejestru gruntów, danych prasowych). W niektórych przypadkach możemy otrzymywać dane osobowe od podmiotów trzecich.

  • Przykłady:
    możemy otrzymywać dane od poręczycieli, pożyczkodawców lub wierzycieli (np. spółdzielni lub banków w sprawie cesji roszczeń ubezpieczeniowych), w szczególności dane kontaktowe i szczegółowe dane umowne;
  • możemy uzyskać dane od organizacji, do których należy dana osoba (np. Izby Rolnicze, grupy producenckie) i które utrzymują z nami relacje biznesowe;
  • w niektórych przypadkach dane dotyczące danej osoby możemy uzyskać od innych firm ubezpieczeniowych, np. w przypadku ubezpieczenia w koasekuracji;
  • jeżeli wyraziliście Państwo zgodę, możemy otrzymywać dane od stron trzecich, np. w zakresie umów kontraktacji  (w szczególności dane dotyczące upraw wraz z danymi dotyczącymi lokalizacji i wielkości areału).
  • dane o ubezpieczonych lub beneficjentach otrzymujemy za pośrednictwem ubezpieczającego jeśli nie możemy zebrać danych bezpośrednio od takich osób – dane te obejmują m.in.: imię i nazwisko, adres i datę urodzenia danej osoby, abyśmy mogli skutecznie działać w przypadku wystąpienia roszczenia.

Kto otrzymuje Państwa dane (odbiorcy danych osobowych)?
W ramach naszego zakładu ubezpieczeń wszystkie niżej wymienione podmioty mają dostęp do danych osobowych niezbędnych do wypełnienia naszych zobowiązań umownych i prawnych. W szczególności są to jednostki organizacyjne odpowiedzialne za sprzedaż, zarządzanie nią i rozliczanie wynagrodzeń w ramach całej sieci sprzedaży. W ramach wskazanych celów dane mogą otrzymywać też podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu (procesorzy), zgodnie z art. 28 RODO.

Istnieją następujące kategorie odbiorców danych osobowych:

a) reasekuratorzy
Ubezpieczamy ryzyka, które następnie są przejmowane od nas przez specjalne towarzystwa ubezpieczeniowe (reasekuratorów). W tym celu konieczne może być przekazanie umowy i (w określonych przypadkach) danych dotyczących szkód reasekuratorom, aby mogli oni podąć własną decyzję na temat ryzyka lub zdarzenia ubezpieczeniowego. Przekazujemy Państwa dane reasekuratorowi tylko w zakresie niezbędnym do wykonania umowy ubezpieczenia z Państwem lub w zakresie niezbędnym do ochrony naszych uzasadnionych interesów. Przekazywanie danych reasekuratorom odbywa się w podstawie prawnie uzasadnionego interesu.

b) dystrybutorzy ubezpieczeń
W zakresie, w jakim pozostają Państwo w obsłudze pośrednika ubezpieczeniowego (agenta ubezpieczeniowego lub brokera) lub konsultanta, sprzedawcy lub osoby pomagającej w wypełnianiu formularzy dotyczących upraw – osoby te przetwarzają Państwa adres i dane kontaktowe wymagane do wypełnienia i wykonania umowy, dane dotyczące wniosku, umowy i ewentualnego roszczenia. Udostępniamy te dane osobom zajmującym się dystrybucją ubezpieczeń w celu udzielania opieki i porad z zakresu ubezpieczeń.

c) eksperci
ca) osoby biorące udział w likwidacji szkód
W celu likwidacji szkody należy podać dane osobowe, a także inne dane umowy ubezpieczenia dotyczące np. ubezpieczenia zbiorów, w szczególności wszystkie dane dotyczące ubezpieczonej uprawy, informacje o rodzaju i zakresie ochrony ubezpieczeniowej, a także szczegółowe informacje na temat szkód istotnych dla likwidatorów szkód oraz innych stron zaangażowanych w ocenę szkód, aby mogli określić charakter i zakres odszkodowania.

cb) oceniający ryzyko
Przy okazji zawarcia umowy ubezpieczenia lub jej modyfikacji  przeprowadzana jest ocena ryzyka, w niektórych przypadkach (np. ubezpieczenia od przymrozku) także monitorowanie ubezpieczonych upraw podczas trwania umowy ubezpieczenia.
Przetwarzanie przez obie kategorie ww. odbiorców odbywa się na podstawie umowy powierzenia danych osobowych albo na podstawie prawnie uzasadnionego interesu lub w celu wykonania umowy.

d) inni ubezpieczyciele
W niektórych przypadkach np. podwójnego ubezpieczenia, dane osobowe muszą być wymieniane między ubezpieczycielami. Przekazywanymi danymi są: imię i nazwisko oraz adres, charakter i zakres ochrony ubezpieczeniowej, ryzyko i suma ubezpieczenia oraz szczegóły dotyczące szkody, takie jak dzień szkody, zakres szkody i kwota odszkodowania.
Przekazywanie danych innym ubezpieczycielom odbywa się zasadniczo na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, a w niektórych przypadkach na podstawie zgody, którą otrzymujemy od Państwa.
Jesteśmy towarzystwem ubezpieczeniowym należącym do „Grupy AgroRisk”, która obejmuje również Gartenbau-Versicherung VVaG, Wiesbaden. Gartenbau-Versicherung oferuje produkty ubezpieczeniowe, które umożliwiają rozszerzenie oferowanej przez nas ochrony ubezpieczeniowej. W przypadku zawarcia umowy ubezpieczenia z tym towarzystwem ubezpieczeniowym przekażemy niezbędne dane.

e) dostawcy usług
Są to np. przedsiębiorstwa z sektora usług IT, usług dystrybucyjnych, usług poligraficznych, a także usług telekomunikacyjnych, spedycyjnych i internetowych, co wynika z naszych zobowiązań umownych i prawnych.
Jeśli dostarczą nam Państwo dane z Zintegrowanego Systemu Zarządzania i Kontroli (ZSZiK / IACS) związane z unijnym systemem dopłat bezpośrednich, dane te są najpierw przetwarzane przez odpowiedniego dostawcę usług informacyjnych w naszym systemie, ale nie są tam przechowywane, lecz tylko przekazywane, a następnie zwracane do nas z systemu ZSZiK. Tylko w przypadku błędu w przetwarzaniu danych w celu rozwiązania problemu z przechowywaniem i analizą przesłanych danych u odpowiedniego dostawcy usług informacyjnych istnieje możliwość przechowywania danych. Po rozwiązaniu problemu dane zostaną usunięte również u dostawcy usług informacyjnych.

f) urzędy i inne organy odpowiedzialne za wykonywanie władzy publicznej
Przekazujemy Państwa dane osobowe urzędom i innym organom wykonującym zadania z zakresu prawa publicznego, jeżeli jesteśmy do tego prawnie zobowiązani. Przekazanie danych może odbyć się również na indywidualny, prawnie uzasadniony wniosek takiego urzędu lub organu.
Jeśli wyrazili Państwo zgodę na przekazanie danych osobowych w celu skorzystania z europejskiego lub krajowego programu wsparcia ubezpieczenia upraw lub zwierząt gospodarskich (dotacja), prześlemy dane niezbędne do przeprowadzenia procedury uzyskania dotacji właściwemu organowi lub podmiotowi publicznemu. To samo dotyczy przypadków, w których dane są wymieniane z instytucją powiązaną w związku z uzyskanym programem dofinansowania. Takimi odbiorcami danych mogą być podmioty, dla których wyrazili Państwo zgodę na udostępnienie i przetwarzanie danych.

Jak długo będą przetwarzane Państwa dane?
Jeżeli jest to konieczne, to będziemy przetwarzać i przechowywać Państwa dane osobowe przez cały czas trwania naszej relacji biznesowej, która obejmuje również okres przed zawarciem umowy ubezpieczenia oraz rozliczenie tej umowy. Ponadto podlegamy różnym obowiązkom w zakresie przechowywania i dokumentacji, które wynikają między innymi z niemieckiego kodeksu handlowego (HGB) i ordynacji podatkowej (AO / OP). Określone tam terminy przechowywania i dokumentacji sięgają dziesięciu lat. Okres przechowywania wynika również z ustawowych okresów przedawnienia roszczeń, które wynoszą zwykle, zgodnie z Kodeksem cywilnym (KC) trzy lata, ale w niektórych przypadkach okres ten wynosi dziesięć lub dwadzieścia lat. Usuniemy Państwa dane osobowe, gdy tylko nie będą już potrzebne do powyższych celów.

Jakie mają Państwo prawa związane z ochroną danych osobowych?

a) Wniesienie skargi
Mają Państwo prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77 RODO). Organ nadzorujący ochronę danych w Polsce to: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa (Tel: 606-950-000, e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl).

b) Prawa podmiotu danych
Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo dostępu do danych z art. 15 RODO, prawo do sprostowania danych zgodnie z art. 16 RODO, prawo do usunięcia danych zgodnie z art. 17 RODO, prawo do ograniczenia przetwarzania zgodnie z art. 18 RODO i prawo do przenoszenia danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie, nadającym się do odczytu maszynowego zgodnie z art. 20 RODO.

c) Prawo do wycofania zgody
O ile wyrazili Państwo zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w określonych celach, możliwe jest cofnięcie tej zgody w dowolnym momencie. Takie cofnięcie nie eliminuje jednak z mocą wsteczną zgodności z prawem przetwarzanych danych.

d)Prawo do sprzeciwu
Jeżeli przetwarzamy Państwa dane osobowe do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów, możliwe jest wniesienie sprzeciwu wobec tego przetwarzania z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją. Wówczas nie będziemy już przetwarzać Państwa danych osobowych, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Państwa interesów, praw i wolności, lub przetwarzanie będzie miało na celu ustalenie, dochodzenie lub obronę przed roszczeniami. Mają Państwo prawo sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych w celach marketingu bezpośredniego w dowolnym momencie bez podania przyczyny. Jeśli jako osoba której dane dotyczą, sprzeciwią się Państwu przetwarzaniu w celach marketingu bezpośredniego, Państwa dane osobowe nie będą już dłużej przetwarzane w tym celu.

Powyższy tekst możecie Państwo pobrać w formacie pdf TU.